タイムカード電子化のメリット
電子化されたタイムカードにはICカードや、パソコン・スマートフォンでの打刻などがあります。打刻すると自動でシステムに反映され、締め日には退勤実績のボタンを押すと退勤情報の登録ができるので集計が効率化されます。労働基準監督署の調査が入っても、必要な情報をすぐに取り出せます。電子化するとリアルタイムで退勤情報がわかり、管理者は有給の取得状況や長時間労働者を事前に知ることができます。担当者が紙のタイムカードからエクセルなどに転記する手間が省け、入力ミスも防げます。
紙のタイムカードでは遅刻時に他の社員に代理で打刻してもらったり、タイムカードを打刻後に仕事を続けたりする不正打刻が防げませんでした。生体認証やGPS機能のあるスマホ打刻を利用すれば、不正打刻も起こりません。毎月取り換えるタイムカードの、紙代やインク代も節約できます。タイムカードは3年間の保存が必要なため、電子化によって保存の場所も不要になります。
タイムカード電子化のデメリット
タイムカードを電子化する一番のデメリットは、導入コストです。オンプレミス型では導入費用が莫大になり、雇用形態によってカスタマイズを要すると導入までに時間もかかります。クラウド型の退勤管理システムにすることで、タイムレコーダーの導入費用や月額利用料を低く抑えられる可能性があります。電子化によって就業規則に変更が生じ、新しい打刻のルールの周知も必要になります。電子化当初は、担当者が不具合や社員からの疑問に対処しなければなりません。多くの人が使いやすいシステムを選びましょう。
タイムレコーダーは、従業員の勤怠管理をするための機械です。出退勤時間や休憩時間などの情報が記録され、給与計算や勤怠管理に利用されます。